Die Prozessbeteiligten diskutieren und visualisieren ihren Ist-Prozess. Sie stellen sich die Fragen: Was wird getan? Wer ist beteiligt? Wer ist verantwortlich und welche Medien, Dokumente, Tools etc. werden jeweils verwendet.
Dabei identifizieren und priorisieren sie auch gleichzeitig die Verbesserungspotenziale in einem Themenspeicher (Backlog).
Anschließend entwicklen sie in Kleingruppen Lösungsmöglichkeiten bis hin zu konkreten umsetzbaren Maßnahmen. Die Maßnahmen werden anschließend verbindlich vereinbart, so das die konkrete Umsetzung in selbstorganisierten Teams sichergestellt ist.
Es wird ein Rhythmus (Sprints) vereinbart für die Ergebnispräsentation der umgesetzten Maßnahmen sowie Retrospektiven, um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern.