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Prozesse visualisieren & optimieren

Im Zentrum dieses 2-tägigen Workshops steht der strukturierte Austausch über den bestehenden Prozess, das Schaffen von Transparenz, das Herstellen einer gemeinsamen Sichtweise des teamübergreifenden Ablaufs.

Hier wird die Basis für die Optimierung, Neugestaltung und kontinuierliche Verbesserung des Prozesses gelegt. Dabei verbessert sich bereits die interne Kommunikation.

Die gemeinsame Arbeit am Ist-Prozess schafft Klarheit, gegenseitiges Verständnis und schärft den Blick für das, was wirklich wichtig ist. 

Ziel

Den Ist-Prozess gemeinsam mit allen Prozessbeteiligten visualisieren, Handlungsschwerpunkt herausarbeiten, erste Lösungen entwickeln und die Umsetzung agil planen .

Inhalte

  • Grundlagen zum agilen Prozessmanagement
  • Prozessmapping: Gemeinsames Visualisieren des Ist-Prozessaufnahme
  • Gemeinsam Identifizieren und Priorisieren Handlungsschwerpunkten
  • Entwickeln von Lösungsmöglichkeiten in kleinen Gruppen
  • Definieren von OKR’s (Objectives and Key Results)
  • Verbindliches Vereinbaren von ersten Maßnahmen
  • Planen der Umsetzung
  • Fixieren von konkreten Terminen für die Arbeit in selbstorganisierten Prozessteams

Vorgehen

Die Prozessbeteiligten diskutieren und visualisieren ihren Ist-Prozess. Sie stellen sich die Fragen: Was wird getan? Wer ist beteiligt? Wer ist verantwortlich und welche Medien, Dokumente, Tools etc. werden jeweils verwendet. 

Dabei  identifizieren und priorisieren sie auch gleichzeitig die Verbesserungspotenziale in einem Themenspeicher (Backlog). 

Anschließend entwicklen sie in Kleingruppen Lösungsmöglichkeiten bis hin zu konkreten umsetzbaren Maßnahmen. Die Maßnahmen werden anschließend verbindlich vereinbart, so das die konkrete Umsetzung in selbstorganisierten Teams sichergestellt ist. 

Es wird ein Rhythmus (Sprints) vereinbart für die Ergebnispräsentation der umgesetzten Maßnahmen sowie Retrospektiven, um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern. 

Bereits nach dem ersten Workshop können die vereinbarten Lösungen in selbstorganisierten Teams zügig umgesetzt werden.

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