Prozessarbeit, Wandel gestalten, Claudia Kostka

Prozessarbeit vorbereiten

Aller Anfang ist schwer, … sagt man. Warum? Weil wir den Weg noch nicht kennen. 

Um Neuland zu erkunden, ist es gut, die Ausgangssituation zu klären, ein wünschenswertes Ziel zu definieren und zu schauen, welche Hindernisse sich auf dem Weg dahin offenbaren könnten. 

Das hilft, zügig konkrete erste Schritte zu gehen.

Mit folgenden Fragen verschaffen Sie sich einen Überblick über die aktuelle Situation, das angestrebte Ziel und die konkreten nächsten Schritte.

Vorhaben klären

  • Ausgangssituation klären:
    Worum geht es?
    Warum ist das Thema ein Thema?
  • Ziel formulieren:
    Wie soll es idealerweise sein?
  • Ergebniskriterien definieren:
    Woran erkennen wir das erreichte Ziel ist?
  • Hindernisse identifizieren: Was hindert uns, heute bereits am Ziel zu sein?
  • Konkrete nächste Schritte: Wie bereiten wir die Hindernisse? Was sind die konkreten nächsten Schritte?

Prozesssteckbrief

  • Zweck des Prozesses:
    Wozu dient der Prozess?
  • Zeitpunkte:
    Wann beginnt der Prozess und wann endet er?
  • Prozessschritte:
    Was genau wird wie getan?
  • Zuständigkeiten:
    Wer ist verantwortlich? Wer ist beteilgt? Wer ist Kunde und wer ist Lieferant?
  • Sachmittel, Medien, Dokumente: Womit wird der Prozess gesteuert?
  • Kennzahlen: Wie wird der Prozess gemessen?

Beteiligte finden

  • Prozessteam bzw. Workshopteilnehmer:
    Wer muss zum Workshop eingeladen werden?
  • Prozessbeteiligte: Wer ist am Prozess beteiligt?
    Wer ist für den Prozess verantwortlich?
  • Prozessbeteiligte: Wer ist am Prozess beteiligt?
    Wer ist für den Prozess verantwortlich?
  • Kunden: Wer sind unsere Kunden?
    Welche Bedürfnisse haben sie?
  • Nutzer: Wer ist vom Prozess betroffen?
  • Lieferanten: Was erwarten wir von unseren Lieferanten?
  • Die Mischung macht: 
    Wer hat Fachkompetenz? Wer ist innovativ?
    Wer ist lange dabei, wer ist neu?

Workshop vorbereiten

  • Ziel und Agenda des Workshops definieren
  • Workshop-Termin fixieren
  • Workshop-Raum reservieren:
    Wann, wie lange?
  • Potenzielle Teilnehmer persönlich ansprechen: Warum und wieso werden sie eingeladen?
  • Workshop-Einladung versenden
  • Workshop inhaltlich vorbereiten:
    Was wird in welchem Schritt wozu durchgeführt?
  • Material bereitstellen:
    Was und wie viel wird benötigt?
  • Raum vorbereiten und Technikcheck


"Niemand ist weiter von der Wahrheit entfernt als derjenige, der alle Antworten kennt."
Zhuāngzī