Mit den großen städtebaulichen Vorhaben findet der Begriff Projekt im späten 17. Jahrhundert Einzug in den deutschen Sprachgebrauch und bezeichnet zunächst größere Bauvorhaben.
Folgende 7 Hauptkriterien charakterisieren ein Projekt:
- Jedes Projekt besteht aus einer Reihe von Tätigkeiten mit einem bestimmten Starttermin und einem definierten Abschluss. Damit ist es ein zeitlich begrenztes Vorhaben.
- Ein Projekt hat immer mindestens einen Kunden oder Auftraggeber und unterschiedliche Stakeholder, deren konkrete Erwartungen bzw. spezifische Zielsetzung in einen Projektauftrag münden.
- Das Ergebnis eines Projektes ist i.d.R. ein einzigartiges Produkt oder eine einzigartige Dienstleistung.
- An einem Projekt sind meist unterschiedliche Fachgebiete vertreten, so dass eine eigene interdisziplinäre Projektorganisation erforderlich ist – und das Projekt… innerhalb einer temporären Organisationen realisiert wird.
- Aufgrund einer Vielzahl von Lösungswegen und Wechselwirkungen ist ein Projekt komplex und hat aufgrund der vielen Unbekannten einen hohen Schwierigkeitsgrad
- Ein Projekt ist mit Risiken verbunden bzgl. Zeit, Kosten und Qualität der Zielerreichung. Trotz guter Planung sind garantierte Prognosen über Projektergebnisse meistens nicht 100-prozentig sicher.
- Aus den gerade genannten Gründen hat jedes Projekt einen hohen Neuigkeitsgehalt und ist mit einer Reihe von einmaligen Prozesse verbunden.
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Der Ursprung des klassische Projektmanagement so wie wir es heute kennen wird dem eher unrühmlichen Bau der Atombombe in den 1940er Jahren – dem sog. Manhattan-Projekt – zugeschrieben.
So richtig systematisiert und mit Methoden unterfüttert wurde es jedoch erst ab den 1960-er Jahren im Zuge des Apolloprogramms der NASA.
Viele Methoden die bereits früher existierten, fanden hier Anwendung und wurden in eine phasenspezifische Systematik gebracht.
Der zunehmende Bedarf vor allem in Industrieunternehmen interdisziplinäre Vorhaben zu realisieren, führte zu einer Standardisierung der Methoden des Projektmanagements.
Jeder Standards hat seine eigene Definition des Begriffs Projekt Management.
Zusammenfassend ist Projekt Management das Initiieren, Planen, Realisieren und Abschließen eines Projekts. Dazu gehören die Motivation der Beteiligten, die Projektziele zu erreichen, und zwar innerhalb der zu erwarteten Leistungsziele für Zeit, Kosten, Umfang. Diese drei Aspekte markieren die Qualität des Projektes. Aus dem Dramadreiek des Projektmanagement resultieren auch eine ganze Reihe von Projektrisiken, die immer im Fokus sein sollten.
Für das Bearbeiten von Projekten wird in den Standards zwar eine generelle Vorgehensweise entwickelt. Der Erfolg von Projekten hängt jedoch von der Fähigkeit des Projektleiters ab, Mitarbeiter und Stakeholder in den Veränderungsprozess zu integrieren und von den Zielen zu begeistern. Dabei ist es seine Rolle die konkurrierenden Zeit-, Kosten- und Sachziele in Balance zu bringen und auf diese Weise die Risiken zu minimieren.
Egal wie aufwändig oder komplex ein Projekt ist und ob es sich um ein Bau- oder ein SoftwareEntwicklungsvorhaben handelt, die folgenden vier Phasen mit ihren jeweiligen Schwerpunkten sind immer enthalten:
1. Initiations oder auch Definitionsphase:
Hier wird das Vorgaben geklärt, das Ziel formuliert, die Stakeholder identifiziert, so dass anschließend die Projektbeteiligten ausgewählt werden können. Alles zusammen wird im Projektantrag definiert.
2. Planungsphase:
In dieser Phase wird sowohl die inhaltliche sachlogische Projektstruktur mit den entsprechenden Kompetenzen und Verantwortlichkeiten als auch die zeitlich Ablaufplanung mit Meilensteinen entwickelt. Hier werden Ressourcen, Kosten und auch Risiken abgeschätzt.
3. Realisisierungsphase:
Die zuvor geplanten Arbeitspakete werden in dieser Phase umgesetzt. Die Umsetzung wird kontinuierlich überwacht und mit entsprechenden Steuerungsmaßnahmen sowie dem Risikomonitoring flankiert. Dazu gehören regelmäßige Projektmeetings Jährlich-, Quartalsweise, monatlich und im Team idealerweise täglich.
Die Ergebnisse werden kontinuierlich mit den Kunden und ggf. auch Nutzern präsentiert und zielführendes Feedback eingeholt.
4. Übergabe/Abschlussphase:
In dieser Phase wird das Projekt übergeben und durch den Auftraggeber abgenommen. Das gesammelte Know-how wird hoffentlich als Lessons Learend gesichert. Die Projektorganisation wird aufgelöst und die Projektmitarbeiter werden in die Organisation reintergiert.
Hier schließt sich der Kreis, was am Anfang mit dem Kunden vereinbart wurde, wird nun idealerweise pünktlich, in 100 prozentiger Qualität, zum vereinbarten Preis und den kalkulierte Kosten abgeschlossen.
