Vorhaben klären – Wer fragt führt.

Probleme sind alte Lösungen.

Statt auftretende Probleme konsequent zu lösen, verplempern wir häufig eine Menge wertvoller Lebenszeit und Ressourcen damit, sie zu verschleiern, ihnen aus dem Weg zu gehen, sie anderen Leuten in die Schuhe zu schieben oder sie nicht wahrhaben zu wollen. Unterschiedliche Auffassungen werden übersehen oder sogar bekämpft.

Sogar der Begriff „Problem“ wird verschleiert und hinter Herausforderung, Möglichkeit oder Chance versteckt. Dabei ist es ganz einfach. Ungelöste Probleme versperren den Weg und fordern uns auf, ausgetretene Pfade zu verlassen und neue Ideen zu entwickeln.

Probleme sind nichts weiter als alte Lösungen, Gewohnheiten oder Verhaltensweisen, die irgendwann nützlich und sinnvoll waren. Heute unter geänderten Rahmenbedingungen und einem neuen Wissensstand hinderlich sind. Kann man ihnen nicht mehr aus dem Weg gehen, sollten möglichst zügig die entsprechenden Experten zusammenbringen und gemeinsam neue zukunftsfähige Lösungen finden.

Probleme wie Schätze behandeln.

„Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen“, wusste bereits Aristoteles. Das A und O jedes Problems ist es, als solches überhaupt anzuerkennen und die Sachlage mit den zielgerichteten Fragen zu klären. Zunächst braucht es Klarheit über die aktuelle Situation, den möglichen Zielzustand sowie die Rahmenbedingungen und mögliche Hindernissen.

Das ist immer eine Herausforderung, denn selbst die besten Spezialisten haben unterschiedliche Vorstellungen von der Ausgangslage, widersprüchliche Ansichten hinsichtlich der Ziele und vielfältige Erwartungen an die Umsatzung von Maßnahmen.

Die steigende Komplexität der Themen erfordert neue und gemeinscha􏰀liche Herangehensweisen. Es ist wie mit Disteln im Garten. Man sieht sie an der Oberfläche. Sobald man ihnen nahe kommt, stacheln sie. Man braucht dicke Handschuhe, um sie überhaupt anzupacken. Entfernt man eine Distel nur an der Oberfläche, wachsen gleich mehrere nach. So ist das auch mit komplexen Problemen. Man muss sich Zeit nehmen, das Problem überhaupt zu verstehen. Wenn wir uns nicht die Zeit nehmen, die Wurzel des Problems zu finden, dann schaffen wir durch unüberlegte und schnelle Lösungen neue Probleme. Nehmen wir sie als Schätze wahr, dann werden wir uns auch die Zeit nehmen sie Schritt für Schritt auszugraben.

Albert Einstein sagte: „Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu kennen, denn die genaue Betrachtung des Problems führt zur Lösung.“ Die Auftragsklärung ist der erste Schritt in Richtung Lösung.

Auftragsklärung – Was bringt es?

Die Auftragsklärung hat ihren Ursprung in der systemischen Familientherapie, die davon ausgeht, dass unterschiedliche Personen eine Situation in ihrem subjektiven Erleben unterschiedlich wahrnehmen und entsprechend ihrem Erfahrungshintergrund bewerten.

Die Auftragsklärung dient dazu, eine gemeinsame Vorstellung über die Ausgangssituation und die Zielrichtung zu schaffen, um davon ausgehend einen gemeinsamen Weg zur Lösung zu finden und ihn auch gemeinsam zu gehen. Durch präzise Fragen werden die unterschiedlichen Sichtweisen bezüglich des Vorhabens zu einem Gesamtbild zusammengebracht und die konkreten nächsten Schritte vereinbart.

Auftragsklärung ist keine einmalige Aktion, sondern eine fortwährende, regelmäßig stattfindende Aufgabe desjenigen, der das Veränderungsvorhaben koordiniert.

Auftragsklärung – Wie geht es?

1. Problem (an)erkennen & Thema benennen: Worum geht es?

Die größte Überwindung kosten die Fragen „Worum genau geht es?“, „Was genau ist das Problem oder die Idee?“, „Wer oder was war der Auslöser?“, „Woher kommt die Idee?“. Hat das Thema oder Problem einen Namen ist größte Hürde genommen. Jetzt kann das Thema eingegrenzt, genau benannt und schriftlich festgehalten werden.

2. Ausgangssituation beschreiben: Warum ist das Thema ein Thema?

Im nächsten Schritt gilt es, die Ausgangssituation zu beschreiben. Die Fragen: „Warum ist das Thema ein Thema?“, „Wie stellt sich das Thema zur Zeit dar?“, „Was wurde bereits getan?“, „Wer arbeitet daran?“. Hier lohnt es sich, vor Ort zu gehen und zu beobachten: „Was genau (Tätigkeit) läuft wo genau (Ort), wann genau (Zeitpunkt), wie genau (Art und Weise) ab?“, „Wer genau war/ist beteiligt (Personen)?“, „Wozu genau wurde es durchgeführt (Zielsetzung)?“. Mit diesen W- Fragen lässt sich das Thema eingrenzen, und die Ausgangssituation wird immer klarer. Man muss nur aufpassen, dass man sich nicht zu lange bei der Analyse aufhält.

Jedes Problem enthält seine eigene Lösung. Mithilfe der W-Fragen wird das Problem in immer kleinere Teile zerlegt und kann Stück für Stück verstanden werden. Gerade bei komplexen Problemen ist es meist nicht eine Ursache, die zu einem Fehler führt, sondern es ergeben sich verschiedene Handlungsschwerpunkte.

3. Idealziel formulieren: Wie soll es idealer Weise sein?

Jede Veränderung braucht eine Vision oder Zielbild, das angestrebt wird, auch wenn es etwas Geduld braucht, dahin zu gelangen. Um nicht zu schnell wieder aufzugeben, ist es sinnvoll, zunächst festzuhalten, was wünschenswerter ist und angestrebt werden sollte. Die Fragen sind: „Wie soll es idealerweise sein?“, „Wie wäre der wünschenswerte Zustand?“.

Hier ist das Denken in Unmöglichkeiten und Wünschen ausdrücklich er- laubt. „Ideale sind wie Sterne, man kann sie nicht erreichen, aber man kann sich an ihnen orientieren“, meinte der sozialdemokratische Revolutionär und spätere US-amerikanische Politiker Carl Schurz. Ohne „verrückte“ Ideen und Menschen, die sie beharrlich verfolgen, gäbe es weder Flugzeug noch Smartphone. Also nur zu, „denn nur diejenigen, die verrückt genug sind, die Welt zu verändern, werden es auch tun.“

4. Ergebniskriterien definieren: Woran erkennen wir, dass das Ziel erreicht ist?

Um ein greifbares Ziel zu formulieren, kann man fragen: „Woran genau erkennen wir, dass das Ziel erreicht ist?“, „Was genau ist nachher anders/besser?“. Formulieren Sie nun ein SMARTes Ziel (S – spezifisch, M – messbar, A – aktiv formu- liert, R – realistisch, T – terminiert). Hier gilt es, den Wunsch greif- und anfassbar zu machen, sodass wirklich ein Bild vom Idealzustand entsteht.

Was kann man ganz konkret erkennen, wenn das Ziel erreicht ist? ist die Frage nach der „Definition of Done“ wie man die konkret erkennbare Ausführung einer Zieldefinition also die Ergebniskriterien im Agilen bezeichnet.

5. Rahmenbedingungen: Was haben/brauchen wir? Was bildet den Rahmen?

Jedes Vorhaben ist durch Rahmenbedingungen auf dem Weg zum definierten Ziel begrenzt. Es gibt Randbedingungen und Voraussetzungen. Randbedingungen sind die Umstände, die nur mit großem Aufwand oder gar nicht beeinflussbar sind und als gegeben hingenommen werden müssen. Es ist wie mit einer Landkarte, auf der Straßen und Wege ein- gezeichnet sind, die man befahren oder eben nur begehen kann – damit muss man sich als Autofahrer abfinden. Voraussetzungen sind Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit etwas überhaupt stattfinden kann. Das können Ressourcen in Form von Personen, Sachmitteln, Zeit oder Geld sein. Auch hier helfen wieder die W-Fragen (Was? Wie? Wann? Bis wann? Wo? Wer? Womit?). Folgende Fragen müssen beantwortet werden: „Was haben wir?“, „Was fehlt? Was brauchen wir?“, „Was genau bildet den Rahmen?“, „Was ist nicht Ziel dieses Vorhabens?“.

6. Interessengruppen identifizieren: Wer ist betroffen/beteiligt?

Bei jedem Vorhaben gibt es unterschiedliche Interessengruppen bzw. Stakeholder. Es ist wichtig, am Anfang festzustellen, wer die Veränderung initiiert hat, wer davon betroffen sein wird und wer wann wie eingebunden werden kann, soll oder muss. Die relevanten Fragen sind: „Wer wird von der Maßnahme betroffen sein?“, „Wer hat das Vorhaben initiiert mit welchen Interessen?“, „Wer ist bereits beteiligt und wer muss wann wie eingebunden werden?“, „Wer hat welches Interesse?“ „Wer ist Kunde oder Nutzer?“ „Wer finanziert das Vorhaben?“.

7. Hindernisse erkennen: Was hindert uns heute bereits am Ziel zu sein?

Sind Ausgangssituation, Ziel, Rahmenbedingungen und Interessengruppen identifiziert, stellt sich die Frage: „Was genau hindert uns daran, heute bereits am Ziel zu sein?“

Jedes Hindernis ist ebenfalls wieder ein Problem, was gelöst werden muss, um an das Ziel zu gelangen. Dieser Hindernisse auf dem Weg zum Ziel gilt es Schritt für Schritt zu erkennen, zu benennen und zu überwinden. Man kann aus der Zielperspektive blicken und fragen: „Welche Hindernisse mussten überwunden werden, um an das Ziel zu gelangen?“ Dadurch sind sie oft leichter zu erkennen. Natürlich wird man nicht alles sofort erken- nen können. Aber die größten Brocken sind in der Regel erkennbar. Sie bilden die Basis für die ersten Lösungswege.

8. Konkrete nächste Schritte: Wie beseitigen wir die Hindernisse? was sind die ersten konkreten Schritte?

Sind die Hindernisse identifiziert, muss überlegt werden, wie sie aus dem Weg geschafft werden können. Dafür ist es wichtig, jedes Hindernis zu beschreiben. Man kann fragen: „Wie können wir die Hindernisse aus dem Weg räumen?“, „Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es?“ und: „Welche davon bringen uns am sichersten in Richtung Ziel?“ Mit der Frage „Was sind die konkreten nächsten Schritte?“ werden bereits konkrete Maßnahmen für die nächsten Schritte in Richtung Ziel festgelegt.

Die Vorhabenklärung kann im ersten Schritt unter vier Augen stattfinden. Dann entsteht im Dialog z.B. ein Mindmap. In der agilen Zusammenarbeit wir das jeweilige Thema in einem Team von 3-5 Spezialisten bearbeitet.

Die Gruppe diskutiert die Fragen und visualisiert die Lösungen an einer Pinnwand.

Anschließend werden die Ergebnisse entweder im Plenum der gesamten Gruppe präsentiert. Wenn man allerdings etwas mehr Zeit zur Verfügung hat lohnt es sich, das Format Ritual Dissent (Rituellen Widerspruch) von David Snowden dazwischen zu schalten. Damit kann man weitere Informationen sammeln und einfließen lassen.

Ritual Dissent – Ritueller Widerspruch

Der rituelle Widerspruch ist ein Format, was das gute Zuhören übt und ausdrücklich Kritik erwünscht ohne, dass der Zuhörer sofort in eine Verteidigungshaltung geht.

Ablauf – Ritual Dissent

1. Jede Gruppe von 3 – 5 Teilnehmern erstellt zunächst in 30 – 45 Minuten ihre Vorhabenklärung
2. 1 bis 2 Personen bleiben bei ihrem Ergebnis, die anderen gehen zur nächsten Gruppe
3. Eine Person präsentiert das Ergebnis kurz (1 – 3 Minuten)
4. Die Ankömmlinge können Klärungsfragen stellen (ca. 1 Minute)
5. Die Präsentierenden kehren nun den Ankömmlingen den Rücken und dokumentieren, was sie von ihnen über ihr vorgestelltes Ergebnis hören.
   a) Wo sind Schwachstellen/Unklarheiten?
   b) Was würde man anders tun oder ergänzen?
   c) Was wurde vergessen/übersehen?